Från slutförda offerter till fakturor – så fungerar faktureringen i ExusTrans
Faktureringsflödet i ExusTrans är utformat för att eliminera manuella fel, förebygga tvister och tillhandahålla tydlig ekonomisk dokumentation för alla slutförda transporttjänster.
Översikt över ExusTrans faktureringsflöde
Varje faktura på ExusTrans genereras utifrån verifierade plattformsdata. Det säkerställer att endast slutförda och bekräftade transportuppdrag ingår i faktureringen.
- 🚛 Transportuppdraget slutförs
- 💬 Offerten bekräftas i chatten
- 📁 Offerten sparas som Slutförd offert
- 🧑💼 Administratören granskar faktureringsperioden
- 🧾 Fakturan genereras
- 📄 PDF utfärdas och lagras
Steg 1: Transportofferter slutförs i chatten
När en leverans är slutförd bekräftar båda parter slutförandet i ExusTrans chattfunktion. Denna bekräftelse utgör den officiella avslutningen av transporttjänsten.
- 📱 Bekräftelse görs i chatten
- 📦 Leveransstatus verifieras
- 💬 Slutpris och kostnader bekräftas
- 🔒 Underlaget låses för fakturering
Endast offerter som är fullt bekräftade av båda parter kan gå vidare till faktureringssteget.
Steg 2: Slutförda offerter sparas som Slutförda offerter
När bekräftelsen är klar sparas varje avslutad transport i systemet som en Slutförd offert. Denna post blir den officiella ekonomiska referensen för faktureringen.
- 📌 Plats: Min profil → Slutförda offerter
- 🧾 Slutligt överenskommet pris
- 🛣️ Godkända vägtullar och tillägg
- 📍 Rutt- och leveransdetaljer
- 🕒 Tidsstämpel för slutförande
Slutförda offerter kan inte redigeras efter bekräftelse. Detta garanterar faktureringsintegritet och förhindrar retroaktiva ändringar.
Steg 3: Validering och förberedelse för fakturering
Innan fakturan genereras validerar systemet automatiskt alla Slutförda offerter för att säkerställa datakonsistens.
- 🔍 Verifiering av slutförandestatus
- 📄 Validering av priser och kostnader
- 🏢 Kontroll av företagsuppgifter
- 💶 Moms- och landverifiering
- ⚠️ Upptäckt av saknad information
Offerter som inte klarar valideringen exkluderas tillfälligt tills de har korrigerats.
Steg 4: Administratören genererar fakturor två gånger per månad
Fakturor på ExusTrans genereras av administratörer enligt fasta faktureringscykler. Det ger förutsägbara redovisningsperioder.
- 📅 Period 1: 1:a – 14:e i månaden
- 📅 Period 2: 15:e – slutet av månaden
- 📊 Endast validerade Slutförda offerter ingår
- 🧠 Automatisk gruppering per kund och transportör
Denna centraliserade genereringsprocess säkerställer konsekvens och regelefterlevnad.
Steg 5: Automatisk provisionsberäkning
ExusTrans tillämpar en standardiserad plattformsprovision på transportörernas tjänster. Provisionen beräknas automatiskt och transparent.
- 🧮 Standardnivå: 20%
- 📌 Tillämpas på transportpriset exklusive moms
- ✅ Ingår i kundens faktura
- 📄 Synlig på faktureringsunderlag
Detta system förhindrar felaktig prissättning och säkerställer att transportörer alltid beräknar offerter korrekt.
Steg 6: Moms- och skatteregler tillämpas automatiskt
Vid skapande av fakturan fastställer systemet korrekt momshantering baserat på företagets plats och registreringsuppgifter.
- 🇧🇪 Belgisk moms (21%) när tillämpligt
- 🇪🇺 Omvänd skattskyldighet inom EU
- 🌍 Utanför EU: utanför tillämpningsområdet
- 📑 Juridiska hänvisningar läggs till
Denna process säkerställer att fakturor följer belgiska och europeiska regler.
Steg 7: PDF-fakturor genereras
Efter beräkning och validering genererar ExusTrans automatiskt juridiskt korrekta PDF-fakturor.
- 🧾 Unikt fakturanummer
- 🏢 Företagsidentifiering
- 💶 Prisspecifikation
- 📑 Momsnoteringar
- 📆 Fakturadatum och period
Dessa PDF-dokument är lämpliga för bokföring, revisioner och finansiell rapportering.
Steg 8: Åtkomst och nedladdning av fakturor
Alla genererade fakturor lagras säkert i användarkonton och är tillgängliga när som helst.
- 👤 Plats: Min profil → Fakturor
- ⬇️ Nedladdning av PDF med ett klick
- 📊 Spårning av fakturastatus
- 📁 Historiskt arkiv
Användare uppmanas att ladda ned och arkivera fakturor för sin egen bokföring.
Fördelar med ExusTrans faktureringssystem
Det automatiserade faktureringsflödet ger tydliga fördelar för både kunder och transportörer.
- ✅ Minskad administrativ arbetsbelastning
- ✅ Transparent prissättning
- ✅ Lägre risk för tvister
- ✅ Revisionsredo dokumentation
- ✅ Förutsägbara faktureringscykler
❓ Vanliga frågor (FAQ)
När blir en offert en Slutförd offert?
En offert blir en Slutförd offert efter att transporten är slutförd och båda parter bekräftar leveransen i chatten.
Var kan jag se mina Slutförda offerter?
Du hittar alla slutförda uppdrag i Min profil → Slutförda offerter.
Kan jag redigera en Slutförd offert efter bekräftelse?
Nej. Slutförda offerter låses efter bekräftelse för att säkerställa transparent och tillförlitlig fakturering.
Hur ofta genereras fakturor?
Fakturor genereras två gånger per månad: från 1:a till 14:e och från 15:e till slutet av månaden.
Vem genererar fakturorna?
Fakturor genereras av ExusTrans-administratörer med hjälp av verifierade data från Slutförda offerter.
Ingår alla slutförda offerter i nästa faktura?
Ja. Alla validerade Slutförda offerter inom faktureringsperioden ingår i nästa faktura.
Hur tillämpas 20% provisionen?
Provisionen beräknas automatiskt på transportörens nettopris och ingår i den slutliga fakturan.
När beräknas moms?
Moms beräknas automatiskt vid generering av fakturan baserat på företagets plats och momsregistreringsuppgifter.
När skapas PDF-fakturan?
PDF-fakturor genereras omedelbart efter att faktureringscykeln har slutförts och godkänts.
Var kan jag ladda ned mina fakturor?
Alla fakturor finns i Min profil → Fakturor och kan laddas ned när som helst.
Vad händer om min Slutförda offert innehåller felaktig information?
Du bör kontakta ExusTrans support omedelbart. Korrigeringar kan endast göras före fakturagenerering.
Varför saknas min Slutförda offert på fakturan?
En Slutförd offert kan exkluderas om den är ofullständig, under granskning eller saknar obligatoriska uppgifter.
Kan jag få fakturor oftare?
Nej. Fakturor utfärdas enligt fasta faktureringscykler för att säkerställa en konsekvent redovisning.
Hur länge lagras fakturor på ExusTrans?
Fakturor lagras säkert i ditt konto och finns tillgängliga i enlighet med lagstadgade arkiveringskrav.
Behöver jag spara egna kopior av fakturor?
Ja. Användare ansvarar för att ladda ned och arkivera fakturor för sin egen bokföring och sina skatteunderlag.
Slutsats
Från bekräftelse i chatten till slutlig leverans av PDF hanterar ExusTrans hela faktureringsflödet på ett strukturerat och transparent sätt. Genom att använda Slutförda offerter som enda sanningskälla, tillämpa automatiska regler för provision och moms samt generera regelriktiga dokument säkerställer plattformen tillförlitlig fakturering för alla användare.
eXus Dev